Lãnh đạo Viện kiểm tra tiến độ và cách thức đối chiếu hồ sơ tại Tổ kiểm tra và rà soát văn bằng số 1.

Tổ chức 4 tổ làm việc, thao tác song song giữa hồ sơ gốc và dữ liệu điện tử

Để đáp ứng khối lượng hồ sơ cần rà soát, Viện đã phân Tổ triển khai thành 4 tổ làm việc đồng thời các khâu: kiểm kê, phân loại hồ sơ; lập danh mục sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ; quét, chụp và nhập dữ liệu; rà soát, đối chiếu với sổ gốc, hồ sơ đào tạo và danh sách tốt nghiệp.

Tại các tổ, cán bộ, viên chức trực tiếp làm việc với hồ sơ gốc, các tập dữ liệu và máy tính; nhiều vị trí được bố trí phối hợp từ hai người trở lên để vừa nhập, vừa đối chiếu thông tin. Cách tổ chức này giúp hình thành cơ chế kiểm soát chéo ngay trong quá trình thao tác, hạn chế nguy cơ sai lệch giữa hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử.

Tổ 2 đối chiếu danh sách tốt nghiệp với dữ liệu đã nhập trên bảng tính trước khi cập nhật lên hệ thống.

Tổ 4 phối hợp giữa khâu nhập liệu và khâu kiểm tra, xử lý ngay các trường hợp thông tin chưa thống nhất.

Lãnh đạo Viện trực tiếp kiểm tra từng tổ làm việc

Không chỉ giao nhiệm vụ cho các tổ, lãnh đạo Viện trực tiếp đến từng tổ kiểm tra quá trình thực hiện, trao đổi với cán bộ phụ trách, kiểm tra hồ sơ, dữ liệu trên máy tính và kịp thời chỉ đạo xử lý những nội dung cần rà soát thêm.

Trong quá trình kiểm tra, lãnh đạo Viện lưu ý các tổ bám sát sổ gốc và hồ sơ đào tạo khi xác minh thông tin; thống nhất cách ghi nhận đối với các hồ sơ được hình thành qua nhiều giai đoạn, có khác biệt về cách ghi chép. Đồng thời, yêu cầu ghi chú đầy đủ những trường hợp cần tiếp tục xác minh để xử lý dứt điểm, không cập nhật dữ liệu khi chưa đủ căn cứ.

Việc lãnh đạo trực tiếp kiểm tra tại 4 tổ làm việc thể hiện tinh thần trách nhiệm của người đứng đầu và quan điểm xuyên suốt của Viện: mỗi dữ liệu văn bằng được đưa lên hệ thống phải có căn cứ, có đối chiếu và có trách nhiệm kiểm soát.

Lãnh đạo Viện cùng cán bộ Tổ 3 kiểm tra sổ theo dõi cấp phát văn bằng và đối chiếu với hồ sơ lưu.

Hướng dẫn thống nhất cách đọc, đối chiếu dữ liệu trên sổ gốc đã được số hóa.

Kiểm tra chéo giữa nhập liệu và đối chiếu, kiểm soát chất lượng ngay tại hiện trường

Theo Quyết định số 9356/QĐ-VĐTMCNTT ngày 25/8/2026 của Viện trưởng về việc thành lập Ban điều hành và Tổ triển khai thực hiện số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ, Viện yêu cầu thực hiện kiểm tra chéo giữa khâu nhập dữ liệu và khâu đối chiếu, kiểm soát chất lượng nhằm hạn chế tối đa sai sót, bỏ sót hoặc trùng lặp dữ liệu.

Trên thực tế, các tổ tổ chức rà soát theo từng gói dữ liệu; kết quả nhập liệu được hiển thị trên màn hình lớn để nhiều cán bộ cùng kiểm tra, phát hiện và thống nhất cách xử lý các trường thông tin chưa chuẩn xác. Những nội dung còn vướng mắc được tổng hợp, báo cáo Ban điều hành để chỉ đạo giải quyết kịp thời, bảo đảm dữ liệu chỉ được trình xác nhận và cập nhật lên hệ thống sau khi đã đối chiếu đầy đủ.

Kiểm tra chéo kết quả nhập liệu trên màn hình lớn, đối chiếu với sổ gốc và hồ sơ đào tạo.

Mời đại diện lực lượng Công an tham gia giám sát

Đặc biệt, trong quá trình triển khai, Viện đã chủ động mời đại diện lực lượng Công an (Phòng An ninh chính trị nội bộ - PA03) tham gia giám sát hoạt động rà soát và số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ.

Đại diện Công an PA03 cùng lãnh đạo Viện Đào tạo mở và Công nghệ thông tin - Đại học Huế trực tiếp kiểm tra, giám sát quá trình rà soát và số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ tại tổ làm việc.

Việc có sự tham gia giám sát của đại diện Công an PA03 thể hiện sự thận trọng của Viện đối với một loại dữ liệu có giá trị pháp lý và liên quan trực tiếp đến thông tin cá nhân, kết quả đào tạo và quyền lợi của người học. Đây cũng là biện pháp góp phần nâng cao ý thức của cán bộ thực hiện về bảo mật thông tin, kỷ luật trong khai thác hồ sơ và trách nhiệm đối với dữ liệu được giao quản lý.

Theo quy định của Viện, dữ liệu, hồ sơ, tài khoản và chứng thư số được giao chỉ được sử dụng đúng nhiệm vụ; không được tự ý sao chép, cung cấp, chuyển giao hoặc sử dụng cho mục đích khác. Quá trình thực hiện phải tuân thủ các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân, an toàn và bảo mật thông tin.

Kiểm soát tiến độ gắn với chất lượng dữ liệu

Việc tổ chức 4 tổ làm việc, duy trì kiểm tra chéo, lãnh đạo Viện trực tiếp đôn đốc và mời lực lượng chức năng giám sát cho thấy cách triển khai đồng bộ, chặt chẽ của Viện Đào tạo mở và Công nghệ thông tin đúng với yêu cầu đặt ra: “Khẩn trương về tiến độ nhưng không xem nhẹ chất lượng dữ liệu”.

Với phương châm “Đúng hồ sơ - đúng dữ liệu - đúng quy trình - an toàn, bảo mật”, Viện tiếp tục tập trung nguồn lực hoàn thiện việc số hóa và cập nhật dữ liệu văn bằng, chứng chỉ lên hệ thống theo đúng yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo và Đại học Huế, góp phần xây dựng phương thức quản trị hiện đại, minh bạch, lấy chất lượng dữ liệu và quyền lợi của người học làm trọng tâm.


Tổ Truyền thông và Học liệu

Viện Đào tạo mở và Công nghệ thông tin - Đại học Huế