Toàn cảnh cuộc họp triển khai công tác số hóa văn bằng, chứng chỉ của Viện Đào tạo mở và Công nghệ thông tin - Đại học Huế vào ngày 07/9/2026.

Thực hiện chủ trương số hóa văn bằng, chứng chỉ của Bộ Giáo dục và Đào tạo

Số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ là một trong những nhiệm vụ quan trọng của quá trình chuyển đổi số ngành giáo dục, góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu giáo dục đồng bộ, phục vụ công tác quản lý, xác minh văn bằng, chứng chỉ và cung cấp dịch vụ công nhanh chóng, thuận tiện, minh bạch.

Theo Kế hoạch số 2355/KH-BGDĐT ngày 22/12/2025 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ đã cấp, Bộ đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn các cơ sở giáo dục tổ chức triển khai. Trong đó, Công văn số 3148/BGDĐT-KHCNTT ngày 29/5/2026 hướng dẫn việc thiết lập và sử dụng phân hệ phần mềm Kho số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ, yêu cầu các đơn vị bố trí đầu mối tiếp nhận, quản lý tài khoản và cán bộ có năng lực công nghệ thông tin để trực tiếp triển khai phần mềm. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản, phân công cán bộ sử dụng và tổ chức triển khai ngay sau khi được cấp quyền truy cập hệ thống.

Tiếp đó, tại Công văn số 4754/BGDĐT-QLCL ngày 24/7/2026 về đẩy nhanh tiến độ số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ, Bộ Giáo dục và Đào tạo tiếp tục yêu cầu các cơ sở giáo dục khẩn trương nghiên cứu hướng dẫn, sử dụng phần mềm, cập nhật dữ liệu và tăng cường kiểm tra, đánh giá việc thực hiện. Đối với văn bằng giáo dục đại học đã cấp từ năm 2000 đến nay, Bộ yêu cầu các đơn vị tập trung hoàn thiện việc số hóa và cập nhật dữ liệu lên hệ thống. Đồng thời, thủ trưởng đơn vị trực tiếp ký số các gói dữ liệu số hóa hoặc thực hiện việc phân công theo quy định.

Những yêu cầu trên cho thấy công tác số hóa văn bằng, chứng chỉ không đơn thuần là chuyển dữ liệu từ hồ sơ giấy sang môi trường điện tử, mà là một quá trình nghiệp vụ đòi hỏi sự chính xác, nhất quán, khả năng kiểm chứng, an toàn dữ liệu và trách nhiệm của người đứng đầu.

Ban điều hành và Tổ triển khai dự họp, quán triệt các văn bản chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Đại học Huế.

Đại học Huế chỉ đạo các đơn vị khẩn trương tổ chức thực hiện

Trên cơ sở chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Đại học Huế đã ban hành Công văn về việc khẩn trương số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ đã cấp, gửi các trường đại học thành viên, các đơn vị thuộc và trực thuộc, trong đó có Viện Đào tạo mở và Công nghệ thông tin.

Đại học Huế yêu cầu các đơn vị kiểm tra tài khoản đã được cấp, đăng nhập và sử dụng hệ thống, đồng thời phân công cán bộ đầu mối chịu trách nhiệm trực tiếp triển khai. Các đơn vị phải chủ động bố trí nhân lực, thời gian và các điều kiện cần thiết để đẩy nhanh công tác số hóa; thường xuyên kiểm tra, rà soát, cập nhật dữ liệu, bảo đảm tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu thuộc phạm vi quản lý. Trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện được giao trực tiếp cho thủ trưởng từng đơn vị.

Đây vừa là yêu cầu về tiến độ, vừa đặt ra trách nhiệm cao đối với chất lượng dữ liệu số hóa, đặc biệt trong bối cảnh hồ sơ văn bằng của các cơ sở đào tạo được hình thành qua nhiều giai đoạn, có số lượng lớn và liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người học.

Cuộc họp được tổ chức với sự tham dự đầy đủ của lãnh đạo Viện, các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ và công nghệ thông tin.

Quán triệt nhiệm vụ, thống nhất quy trình ngay tại cuộc họp triển khai

Tại cuộc họp ngày 07/9/2026, Viện trưởng Viện Đào tạo mở và Công nghệ thông tin đã quán triệt đầy đủ các văn bản chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Đại học Huế. Xác định số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ là nhiệm vụ trọng tâm cần tập trung nguồn lực, thực hiện với tinh thần khẩn trương nhưng phải chính xác, tuyệt đối không vì tiến độ mà xem nhẹ chất lượng dữ liệu.

Cuộc họp đã rà soát toàn bộ khối lượng hồ sơ, sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ hiện đang quản lý; thống nhất cách thức lập danh mục, xác định các gói dữ liệu cần số hóa và trình tự cập nhật lên hệ thống. Các bộ phận chuyên môn trực tiếp trao đổi về biểu mẫu dữ liệu, cách chuẩn hóa các trường thông tin, cách xử lý những trường hợp hồ sơ được hình thành qua nhiều giai đoạn, có sự khác biệt về cách ghi chép giữa các thời kỳ.

Đại diện các bộ phận chuyên môn báo cáo tình hình hồ sơ, sổ gốc và đề xuất phương án số hóa.

Thành lập Ban điều hành và Tổ triển khai

Ngày 25/8/2026, Viện trưởng Viện Đào tạo mở và Công nghệ thông tin đã ban hành Quyết định số 9356/QĐ-VĐTMCNTT về việc thành lập Ban điều hành và Tổ triển khai thực hiện số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ. Theo Quyết định, Ban điều hành gồm 7 thành viên, do Viện trưởng Nguyễn Hoàng Sơn làm Trưởng ban; Tổ triển khai gồm 11 thành viên thuộc các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ và công nghệ thông tin của Viện.

Ban điều hành chịu trách nhiệm chỉ đạo chung, phê duyệt kế hoạch, phân công nhiệm vụ, bố trí nhân lực, phòng làm việc, thiết bị, tài khoản, chứng thư số và các điều kiện cần thiết. Đồng thời, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc tiến độ, kiểm soát chất lượng dữ liệu và xử lý những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện.

Đối với Tổ triển khai, Viện xác định rõ các khâu nghiệp vụ: kiểm kê và phân loại hồ sơ; lập danh mục sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ; xác định các gói dữ liệu cần số hóa; quét, chụp và nhập dữ liệu; rà soát, đối chiếu với sổ gốc, hồ sơ đào tạo và danh sách tốt nghiệp; kiểm tra tính đầy đủ, chính xác; trình người có thẩm quyền xác nhận và cập nhật dữ liệu lên hệ thống theo quy định. Quyết định của Viện đồng thời yêu cầu thực hiện kiểm tra chéo giữa khâu nhập dữ liệu và khâu đối chiếu, kiểm soát chất lượng nhằm hạn chế tối đa sai sót, bỏ sót hoặc trùng lặp dữ liệu.

Để đáp ứng khối lượng hồ sơ cần rà soát, Viện đã phân Tổ triển khai thành 4 tổ làm việc, tổ chức đồng thời các khâu kiểm tra, rà soát sổ sách, hồ sơ và dữ liệu trên hệ thống.

Các Tổ làm việc trao đổi, thảo luận về quy trình rà soát, đối chiếu và chuẩn hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ.

Bảo đảm an toàn, bảo mật và gắn với nhiệm vụ chuyển đổi số

Theo quy định của Viện, dữ liệu, hồ sơ, tài khoản và chứng thư số được giao chỉ được sử dụng đúng nhiệm vụ; không được tự ý sao chép, cung cấp, chuyển giao hoặc sử dụng cho mục đích khác. Quá trình thực hiện phải tuân thủ các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân, an toàn và bảo mật thông tin.

Việc số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ không chỉ nhằm thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu của cấp trên mà còn có ý nghĩa lâu dài đối với công tác quản trị của Viện. Khi dữ liệu văn bằng được chuẩn hóa và tích hợp trên hệ thống, việc tra cứu, xác minh và quản lý hồ sơ người học sẽ thuận lợi hơn; giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy; hỗ trợ giải quyết thủ tục nhanh chóng; đồng thời tạo nền tảng cho việc kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hệ thống giáo dục quốc gia.

Với cách làm có kế hoạch, có phân công, có kiểm tra chéo và có giám sát, Viện Đào tạo mở và Công nghệ thông tin - Đại học Huế đang tập trung triển khai nhiệm vụ số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ với phương châm “đúng hồ sơ - đúng dữ liệu - đúng quy trình - an toàn, bảo mật”.


Tổ Truyền thông và Học liệu

Viện Đào tạo mở và Công nghệ thông tin